「まだ届いていない部署」がひと目で分かる。フォルダ・ファイル一覧の活用方法

こんなことで困っていませんか？

毎月、各部署から報告書や集計ファイルを集める業務。
「全部提出されたかな？」と確認するために、共有フォルダを開いて一つずつ確認していませんか？
部署が多くなると、「どこが提出済みで、どこが未提出なのか」を確認するだけでも手間がかかります。
機械的にチェックできる体制を整え、まとめて確認してしまいましょう。

 まずは「ファイル名のルール」を決めましょう

提出してもらうファイルの名前を、あらかじめ決めたルールに統一してみましょう。

例えば、

01_総務部_2026年08月_月次報告.xlsx
02_営業部_2026年08月_月次報告.xlsx
03_製造部_2026年08月_月次報告.xlsx
04_技術部_2026年08月_月次報告.xlsx

のように、「部署番号＋部署名＋対象年月＋資料名」といったルールを決めます。
ファイル名を統一することで、次のようなメリットがあります。

① 見た目が整い、確認しやすくなる

ファイル名の形式がバラバラだと、一覧にしたときに情報が読み取りにくくなります。
一定のルールでファイル名を揃えることで余計な情報（ノイズ）がなくなり、一覧を見ただけでも内容を把握しやすくなります。

② 一定の順序で並べることで、抜け・漏れに気づきやすくなる

部署番号などをファイル名に含めておけば、部署ごとに決まった順序で並べることができます。

例えば、

01_総務部_2026年08月_月次報告.xlsx 
02_営業部_2026年08月_月次報告.xlsx 
04_技術部_2026年08月_月次報告.xlsx

先ほどの一覧との違いに気付きましたか？

「03_製造部」のファイルがありません。
このように、ファイル名に一定のルールを設け、決まった順序で並べることで、一覧を眺めるだけでも「何か足りない」という違和感に気づきやすくなります。
提出状況を確認するとき、こうした「違いに気づける仕組み」を作っておくことが大切です。

③ ファイル名のリストから、機械的にチェックできる

ファイル名に一定のルールがあれば、ファイル名のリストを使って、提出状況を機械的に確認することもできます。
「人がフォルダを開いて探す」のではなく、「決められたルールに沿っているかを確認する」ことで、確認作業そのものを効率化できます。

機械的に提出状況をチェックしましょう

ここまでで、ファイル名にルールを設けるメリットをご紹介しました。
では、実際にどのようにして提出状況をチェックするのでしょうか？
ポイントは、「提出されるべきファイル」と「実際に提出されたファイル」を一覧化し、2つを突き合わせることです。
今回は、Excelの数式と「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」を使って、提出状況を確認してみましょう。

Step 1　「部署一覧」を用意する

まず、提出対象となる部署の一覧を用意します。

この一覧は、毎月の提出状況を確認するための基準となる一覧です。
部署の追加や変更があった場合は、この一覧を更新します。

Step 2　「提出状況の確認」用ファイルを用意する

Step 1で準備した部署一覧を使って、提出状況を確認するためのExcelファイルを用意します。このファイルには、次の2つのシートを用意します。

Aチェックシート

「Aチェックシート」には、Step 1で用意した部署一覧をもとに、提出状況を確認するための情報を設定します。例えば、以下のような構成です。

ここで、「チェックするファイル名」と「チェック結果」は、これから数式を使って設定していきます。

Bファイルリスト

「Bファイルリスト」は、実際に提出されたファイルを確認するためのシートです。
ここには、「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」で作成したファイルリストから、ファイル名をA列に貼り付けます。

これで、提出状況を確認するための準備が整いました。

Step 3　「チェックするファイル名」を作成する

「Aチェックシート」の部署一覧を使って、各部署から提出されるべきファイル名を作成します。最初に決めた

部署番号(A列)_部署名(B列)_対象年月_月次報告.xlsx

というルールを参考に、数式を使って作成します。

= A2 & "_" & B2 & "_" & "2026年08月_月次報告.xlsx"

例えば、総務部であれば、

01_総務部_2026年08月_月次報告.xlsx

というチェック用の文字列が作成されます。
部署ごとに数式を設定しておけば、対象年月を変更するだけで翌月以降も利用できます。

Step 4　「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」でファイルを一覧化する

次に、実際に提出されたファイルを確認します。
提出先のフォルダを「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」で読み込み、ファイル一覧を作成します。
作成された一覧からファイル名をコピーし、「Bファイルリスト」のA列に貼り付けます。

「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」は、無料でダウンロードしてご利用いただけます。

これで、

Aチェックシート
→ 「提出されるべきファイル」

Bファイルリスト
→ 「実際に提出されたファイル」

という2つの情報が揃います。

Step 5　提出状況をチェックする

最後に、AチェックシートとBファイルリストを突き合わせます。
ここでは、ExcelのCOUNTIFS関数を使用します。
「Aチェックシート」のチェックするファイル名が、「Bファイルリスト」の中に存在するかを確認し、結果を「提出済み」「未提出」と表示します。

=IF(COUNTIFS(Bファイルリスト!$A:$A,C2)>0,"提出済み","未提出")

数式を上記のように設定します。
すると、Aチェックシートを見るだけで、

のように、どの部署が未提出なのかをまとめて確認できるようになります。
毎月行っていた「フォルダを開く → ファイルを探す → 提出状況を確認する」という作業を、ファイルを一覧化して貼り付けるだけの作業に変えることができます。

まとめ

毎月の提出物を一つずつ確認する作業は、部署数が多くなるほど負担が大きくなります。今回ご紹介したように、

① ファイル名のルールを決める
↓
② 提出状況の確認用ファイルを用意する
↓
③ 提出されるべきファイル名を数式で作成する
↓
④「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」で提出されたファイルを一覧化する
↓
⑤ COUNTIFS関数で突き合わせる

という仕組みを作ることで、提出状況をまとめて確認できるようになります。
大切なのは、「人が一つずつ確認する」のではなく、「確認できる仕組みを先に作っておく」ことです。
毎月繰り返している確認作業だからこそ、少しの工夫で効率化できるかもしれません。ぜひ、普段の業務にも取り入れてみてください。

使用したツール

今回の記事で使用した「フォルダ・ファイル一覧作成ツール」は、無料でダウンロードしてご利用いただけます。

フォルダ内のファイルを一覧化し、ファイル名や更新日時などの情報をExcelにまとめることができます。

毎月の提出物チェックや、ファイルの確認作業などにぜひご活用ください。

→ フォルダ・ファイル一覧作成ツールをダウンロードする