VBA
業務改善
Excel VBAで業務効率化するメリットとは？導入しやすい4つの理由
ぴーす君
Work PieceがVBAを薦める理由
「業務を効率化したい」と考えたとき、方法はいくつもあります。
最近では生成AIが注目されていますし、業務に合わせたWebシステムを導入するという方法もあります。
では、なぜWork Pieceでは、VBAによる業務効率化をおすすめしているのでしょうか？
もちろん、VBAがすべての業務に適しているわけではありません。
大規模なシステムが必要な業務もありますし、AIを活用した方がよい業務もあります。
それでも、現在Excelを使って業務を行っている企業にとって、VBAは非常に相性のよい選択肢だとWork Pieceは考えています。
今回は、その理由をご紹介します。
1．新しいシステムを導入しなくても始められる
VBAの大きな特徴の一つは、今使っているExcelをベースに業務改善を始められることです。
Excelを使っている企業は多く、すでに社内にExcelのファイルや帳票、業務データが存在しています。
そのため、新しいシステムを一から導入するのではなく、今あるExcelを活用して業務改善を始めることができます。
一方、Webシステムを導入する場合には、まず「どのような環境でシステムを動かすのか」を考える必要があります。
例えば、
どのWebサービスを利用するのか
どのデータベース（DB）を利用するのか
どのような構成にするのか
社内でどのように利用するのか
など、システムそのものを作る前にも検討することがあります。
そして、利用するサービスや環境が決まった後も、実際の環境構築やデータの移行、利用者の設定など、導入までに時間がかかる場合があります。
もちろん、WebシステムにはWebシステムならではのメリットがあります。
しかし、「ちょっとした業務を効率化したい」という段階で、そこまで大きな環境を用意する必要があるでしょうか？
VBAなら、すでに使っているExcelをベースに始めることができます。
新しい環境を一から用意するのではなく、今ある環境を活かして、必要な部分から改善する。
これが、Work PieceがVBAをおすすめする理由の一つです。
2．少額開発ができる
VBAをおすすめする理由の一つに、Webシステムなどと比較して、少額で業務改善を実現できる場合があることがあります。
ここでいう「少額」は、単に「VBAは安く作れる」という意味ではありません。
重要なのは、同じ業務を実現する場合でも、必要になる作業の数が違うということです。
例えば、Webシステムを新しく開発する場合には、システムそのものを作るだけではなく、
利用するWebサービスや開発環境の検討
サーバーやデータベースの構築
利用者や権限の設定
データ移行
各種環境への対応
導入時の作業
運用・保守の仕組みづくり
などが必要になることがあります。
一方、すでにExcelを使っている業務であれば、VBAはそのExcelをベースに開発できます。
そのため、Webシステムでは必要になる環境構築や導入作業などを、そもそも行わなくてよい場合があります。
必要な作業が減れば、当然、それにかかる時間も減ります。
その結果、同じ業務を効率化する場合でも、WebシステムとVBAでは開発費用に大きな差が生じることがあります。
場合によっては、
VBAなら100万円程度で実現できる業務が、Webシステムとして構築すると1,000万円規模になる
ということも、決して珍しい話ではありません。
もちろん、すべての業務でこのような差が出るわけではありません。
また、Webシステムには、複数の利用者が同時にアクセスできる、さまざまな端末から利用できる、データを一元管理できるなど、VBAとは異なるメリットがあります。
そのため、「VBAの方が安いからVBAにする」という単純な話ではありません。
その業務にWebシステムが必要なのか。
それとも、現在使っているExcelを活用してVBAで改善する方が適しているのか。
そこを見極めることが重要です。
3．業務フローを大きく変えずに、効率化だけ進めることができる
新しいシステムを導入するとき、意図せず「業務をシステムに合わせる」ことになる場合があります。
もちろん、これはすべてのシステム導入に当てはまるわけではありません。
しかし、システムの要件を決めていく中で、
「この機能を使うためには、この方法で入力してください」
「この処理をするためには、これまでとは違う手順にしてください」
といった形で、少しずつ業務の進め方を変更する必要が出てくることがあります。
そして、新しいシステムを導入すれば、当然、利用する人は新しい操作方法を覚える必要があります。
これまで長年Excelで行ってきた業務であれば、その変化は決して小さくありません。
一方、VBAツールでは、処理の方法は変わっても、業務のStartとEndを変えずに効率化できる場合があります。
これまで人が行っていた集計や転記、ファイル作成などの処理をVBAに任せることで、業務の途中を自動化することができます。
つまり、「何を始めるのか」と「何を終わらせるのか」は変えず、その間の作業を効率化する。
そのため、基本的な業務に大きな影響を与えることなく、今までの仕事をより効率的に進められます。
4．一度作ったものを、自社の業務に合わせて使い続けられる
業務改善のためにツールを導入しても、業務や使用するデータがずっと同じとは限りません。
業務の進め方が変わったり、扱うデータの形式が変わったりすることもあります。
そのような変化に対して、Webシステムや汎用システムでは、システムそのものの改修だけでなく、場合によっては別のシステムやツールへの入れ替えが必要になることがあります。
そうなると、改修費用だけでなく、導入や移行にも費用や時間がかかります。
一方、VBAで作ったツールであれば、業務の変化に合わせてプログラムを修正することができます。
VBAは長く使われている言語であり、開発を担当した人がいなくなったとしても、言語そのものがなくなるわけではありません。
そのため、別の担当者がVBAの内容を確認し、必要に応じて修正していくことが可能です。
もちろん、プログラムの内容によっては修正に時間がかかる場合もあります。
それでも、「業務が変わったから、今まで使っていたツールをすべて入れ替える」必要が必ずしもないというのは、VBAの大きなメリットです。
Work Pieceでは、ツールを「作って終わり」にするのではなく、実際の業務の変化に合わせながら、長く使っていただけるものにすることも大切だと考えています。
まとめ
ここまで、Work PieceがVBAをおすすめする理由を4つご紹介しました。
VBAには、
新しいシステムを導入しなくても始められる
Webシステムなどと比較して、少額で開発できる場合がある
業務フローを大きく変えずに、効率化を進められる
業務やデータの変化に合わせて、ツールを修正しながら使い続けられる
という特徴があります。
もちろん、VBAがすべての業務に適しているわけではありません。
複数の拠点や多くの人が同時に利用する業務、大量のデータを一元管理する業務などでは、Webシステムなどの方が適している場合もあります。
大切なのは、「VBAを使うこと」ではなく、「その業務に合った方法を選ぶこと」です。
そのうえで、現在Excelを使っている企業であれば、VBAは非常に有効な選択肢になります。
新しいシステムを導入するほどではない。
でも、毎日の業務の中に「面倒だな」「時間がかかるな」と感じる作業がある。
そんなときは、今使っているExcelを活かして、その作業をVBAで効率化できないか考えてみてください。
大きく業務を変えなくても、今の仕事を少し楽にする。
それが、Work PieceがVBAをおすすめする理由です。