効率化って何から始めれば良いの？

効率化って何から始めれば良いの？

「業務を効率化したい」

そう思っても、いざ始めようとすると、

• AIを導入すればいい？

• Excelを自動化すればいい？

• システムを作ればいい？

• そもそも、何を効率化すればいいの？

と、迷ってしまうことはありませんか？

最近では「生成AI」や「DX」「業務効率化」といった言葉をよく耳にするようになりました。

しかし、効率化は新しいツールを導入することから始める必要はありません。

むしろ最初に考えたいのは、

「今、何に困っているのか？」

ということです。

本記事では「効率化する対象を見つけ、どこまでを対象とするのかを整理する」方法を紹介します。

効率化を考えるきっかけは、意外と身近なところにあります

「効率化しよう」と思うきっかけは、最初から大きな問題とは限りません。

例えば、こんな経験はないでしょうか。

① 作業量が増えた

以前は月に1回だった作業が、最近は毎週発生するようになった。

作業そのものは変わっていなくても、回数が増えれば負担は大きくなります。

② 担当者が変わった

「今まで○○さんがやっていたんですが……」

担当者の異動や退職をきっかけに、

「この作業、○○さんしかできなかったの？」

と気付くことがあります。

担当者が変わるたびに、一から手順を教えなければならないのであれば、業務そのものを見直すタイミングかもしれません。

③ ミスが増えた

転記ミス、入力ミス、集計ミス。

人が作業する以上、ミスを完全になくすことは難しいものです。

ただし、

「ミスをする人が悪い」

と考えるのではなく、

「ミスが起こりやすい作業方法になっていないか？」

と考えてみることも大切です。

④ 時間がかかりすぎる

「毎月、この作業だけで半日かかる」

「集計するだけなのに、なぜか何時間もかかる」

このような作業も、効率化を考えるきっかけになります。

1回では大きな時間に見えなくても、毎月、毎週、毎日繰り返していれば、年間ではかなりの時間になります。

⑤ Excelが限界になってきた

Excelは非常に便利なツールです。

しかし、使い続けるうちに、

• シートが増えすぎた

• 数式が複雑になった

• ファイルが重くなった

• 同じデータを何度も入力している

• 誰がどこを変更したのか分からない

といった問題が出てくることがあります。

「Excelだからダメ」ということではありません。

今の業務に、今のExcelの使い方が合っているのか？

を考えるタイミングなのかもしれません。

⑥ 「効率化して」と言われた

これは少し困るパターンです。

上司から、

「最近AIもあるし、何か効率化できない？」

と言われたものの、

「……何を？」

となってしまう。

実際、効率化したい気持ちはあっても、どこから手を付ければいいのか分からないというケースは珍しくありません。

実際に効率化するための手順

では、実際に効率化を考えるときは、何から始めればいいのでしょうか。

ここで大切なのは、最初から細かく調べすぎないことです。

まずは大きく捉え、対象を絞ってから、必要なところだけ詳しくしていきます。

Step1：まず「何をしているのか」を整理してみる

効率化を考えるとき、いきなり細かな作業手順まで整理する必要はありません。

まずは、

• 売上管理

• 請求書の作成

• 在庫管理

• 顧客管理

• 勤怠管理

• 資料作成

• データ集計

• 定期的な報告

この段階では、

「Excelで入力している」

「毎回コピー＆ペーストしている」

「○○さんが確認している」

といった細かな話まで整理する必要はありません。

まずは、

「自分たちは、どんな業務をしているのか？」

を大きく把握します。

業務を効率化するためには、まず何をしているのかが分からなければ、何を効率化するのかも決められません。

ただし、すべての業務を細かく整理する必要はありません。

このあと、対象を一つに絞っていきます。

Step2：「困っている業務」を一つ選ぶ

Step1で業務を大きく整理したら、その中から、

「これは何とかしたい」

と思う業務を一つ選んでみます。

例えば、

• 毎月の集計が大変

• 資料作成に時間がかかる

• 転記作業が多い

• ミスが起きやすい

• 担当者が変わると困る

• 同じ作業を何度も繰り返している

といった業務です。

ここで重要なのは、最初から会社全体を効率化しようとしないことです。

まずは一つ。

「最近ちょっと大変だな」と感じている業務から始めてみます。

その一つを詳しく見ていくことで、必要な改善が見えてくることがあります。

Step3：「誰がやっているか」も見てみる

効率化したい業務を一つ選んだら、次に確認したいのが、

「その業務を誰がやっているのか？」

です。

自分一人で行っている業務なのか。

同じ部署の複数人が行っているのか。

それとも、複数の担当者が関わっているのか。

例えば、同じ集計作業を営業担当者それぞれが行っているのであれば、一人の作業を改善するだけではなく、同じ仕組みを複数人で使えるようにするという選択肢も出てきます。

反対に、自分一人しか行っていない業務であれば、まずはその業務に合わせて改善を考えればいいでしょう。

つまり、「誰がやっているか」を見るのは、

その業務をどの範囲まで効率化するのかを考えるため

でもあります。

Step4：同じような業務がないか探してみる

ここで、もう一つ視点を広げてみます。

「同じような業務を、他の人も行っていないか？」

ということです。

例えば、

• 営業担当者ごとに、毎月似たような集計をしている

• 複数の担当者が、それぞれ同じようなExcel資料を作っている

• 支店ごとに、似た形式の資料を作成している

• 毎月の報告資料を、それぞれの担当者が同じような手順で作っている

• 複数の担当者が、それぞれファイル整理や名前変更を行っている

といったケースです。

自分一人の問題だと思っていたことが、実は複数の人が同じように行っているかもしれません。

そうであれば、

「自分の作業を楽にする」

だけではなく、

「同じ作業をしている人もまとめて楽にできないか？」

と考えることができます。

もちろん、ここでも最初から他部署まで調査する必要はありません。

まずは、選んだ業務の関係者や、身近な範囲を見てみる。

必要があれば、少しずつ範囲を広げていけば十分です。

Step5：選んだ業務を、もう少し詳しく見てみる

ここまで整理できたら、対象となる業務をもう少し詳しく見ていきます。

例えば、

• どのような作業をしているのか

• どんな資料やデータを使っているのか

• どこに時間がかかっているのか

• どこでミスが起きているのか

などです。

ここで一つ確認しておきたいのが、「今使っている資料だけが、使えるデータとは限らない」ということです。

例えば、普段はPDFを見ながらExcelに入力している業務でも、元になっているシステムからCSVなどでデータを出力できるかもしれません。

そうであれば、PDFを見ながら一件ずつ入力するのではなく、データを取り込んで処理する方法を考えられます。

「今はこうやっている」というだけではなく、

「この業務に使えるデータは、社内のどこかにないか？」

という視点を持つことも大切です。

ここで初めて、業務の中身を細かく見ていきます。

最初からすべての業務を細かくするのではなく、効率化したい業務を決めてから、その業務だけを詳細化するという考え方です。

ここまでが「効率化」の最初の一歩です

ここまでで、

「何を効率化するのか」

そして、

「その業務を、どこまでの範囲で考えるのか」

を整理することができました。

ここまでできたら、次は「どのように効率化するか」の検討に進みます。

効率化するための方法は、AI、既存のツール、Excel VBA、システムの導入など、さまざまです。

だからこそ、方法を先に決めるのではなく、

「何を効率化するのか」

「その業務がどのようなものなのか」

を先に整理しておくことが大切です。

本記事では、ここまで。

「効率化する対象」と「適した方法を検討するための材料」を揃えるところまで。

これが、効率化を始めるときの最初の一歩です。