業務改善
VBA
Excel VBAで業務を自動化したい！依頼時に伝えるべき情報とは？
ぴーす君
Excel VBAで業務を自動化するとき、何を伝えればいい？依頼時に必要な情報
「Excel VBAを使って、今やっている作業を自動化したい」
そう思っても、いざVBA開発を依頼しようとすると、
「何を伝えればいいのかわからない……」
となることがあります。
VBAの知識がなければ、プログラムのことを説明するのは難しいですよね。
でも、VBAを依頼するときに、最初からプログラムの仕様を考える必要はありません。
むしろ大切なのは、「今、どんな仕事をしていて、何に困っているのか」を伝えることです。
今回は、Excel VBAで業務を自動化したいとき、依頼先にどのような情報を伝えればよいのか、具体的に解説します。
まずは「今どんな仕事をしているのか」を伝える
最初に必要なのは、現在行っている業務の説明です。
例えば、
毎月、各部署からExcelファイルを集めている
集めたファイルの名前を確認している
Excelのデータを別のExcelに転記している
複数のファイルからデータを集計している
集計結果を帳票にまとめている
完成したファイルを指定したフォルダに保存している
といった内容です。
この段階では、専門用語を使う必要はありません。
「毎月この作業をしています」
という説明だけでも、VBA開発を考えるうえで重要な情報になります。
Step1：現在どんな作業をしているのか
まずは、今の作業を順番に書き出してみましょう。
例えば、
各部署からExcelファイルを受け取る
ファイル名を確認する
ファイルを1つのフォルダに集める
ファイルを開く
必要なデータをコピーする
集計用Excelに貼り付ける
集計結果を確認する
帳票を作成する
PDFにして保存する
このように、人が現在行っている作業をそのまま書くだけで構いません。
「この作業は自動化できるのかな？」と判断する必要もありません。
VBAでどこまで自動化できるかは、開発する側が確認できます。
Step2：どの作業が大変なのか
次に、「その作業のどこに困っているのか」を伝えます。
例えば、
毎回同じ作業を繰り返している
ファイルが多く、確認に時間がかかる
転記ミスが発生する
人によって作業方法が違う
毎月同じ帳票を作っている
ファイルの整理に時間がかかる
作業できる人が限られている
などです。
ここは非常に重要です。
単純に「Excel VBAを作ってほしい」と依頼するより、
「毎月100個くらいのExcelファイルを確認していて、ファイル名のチェックだけで1時間くらいかかっています」
と伝えたほうが、何を改善したいのかが明確になります。
Step3：「入力するもの」は何か
業務を自動化する場合、次に確認したいのが入力データです。
例えば、
Excelファイル
CSVファイル
PDF
フォルダ内のファイル
手入力する情報
他のExcelシステムから出力したデータ
などがあります。
例えば、
「毎月、各部署から同じ形式のExcelファイルが10～20個届きます」
という情報があれば、これだけでもシステムのイメージがかなり具体的になります。
可能であれば、実際に使っているExcelファイルを見せてもらえると、さらに話が進めやすくなります。
Step4：最終的に「何ができればいいのか」
入力だけではなく、最終的に何をしたいのかも重要です。
例えば、
一覧表を作りたい
集計表を作りたい
帳票を自動作成したい
PDFを自動作成したい
ファイルを自動で整理したい
ファイル名を一括変更したい
指定したフォルダに保存したい
作業結果を一覧で確認したい
などです。
ここでは、「ボタンを押したら何が起きてほしいか」を考えると整理しやすくなります。
例えば、
「Excelのボタンを押したら、指定したフォルダ内のファイルを読み込んで、一覧表を作ってほしい」
という形です。
Step5：どのくらいの頻度で使うのか
意外と重要なのが、使用頻度です。
例えば、
毎日
毎週
毎月
年に数回
必要なときだけ
では、求められるシステムの作り方も変わってきます。
また、
「1日に100回使う」
のか、
「月に1回、30分程度使う」
のかでも、考え方は変わります。
さらに、
自分一人で使う
部署内で使う
複数の部署で使う
会社全体で使う
など、誰が使うのかも伝えておくとよいでしょう。
ここまで分かれば、かなり相談できます
ここまでの内容を整理すると、VBAを依頼するときに伝えたい情報は次のようになります。
確認すること | 具体例 |
|---|---|
現在の作業 | 毎月、各部署からExcelを集めている |
困っていること | ファイル確認に時間がかかる |
入力データ | 各部署から届くExcelファイル |
最終的にしたいこと | 一覧表を自動作成したい |
使用頻度 | 月1回 |
使用者 | 自分と部署内の3人 |
この程度でも、「どんなVBAシステムが必要なのか」を考えるための材料になります。
逆に、最初から決めなくてもいいこと
VBAを依頼するとき、
「このシートを作って、ここにこのボタンを置いて、このセルをこう処理して……」
と、最初から細かい仕様を決めなければいけないと思うかもしれません。
もちろん、すでにイメージがある場合は、それを伝えても構いません。
ただ、最初の相談段階では、そこまで決まっていなくても大丈夫です。
例えば、
「毎月このExcelを作るのが大変なので、自動化できませんか？」
という相談からでも構いません。
実際の作業内容を確認しながら、
何を入力して → 何を処理して → 何を出力するのか
を整理していくことで、必要なシステムが見えてきます。
「自動化したいけど、どこから手をつければいいかわからない」でも大丈夫
「今、どんな作業をしているのか」を整理することが最初の一歩になります。
例えば、
毎月、同じExcelファイルを20個集めています。
それぞれのファイルを開いてデータをコピーし、1つのExcelにまとめています。
これを自動化したいです。
ここまで分かれば、相談を始めるには十分です。
あとは、実際のファイルや作業手順を確認しながら、
どこまで自動化するのか
どんな画面にするのか
どんなチェックが必要なのか
Excel VBAで対応するのが適切なのか
を検討していけばよいのです。
大切なのは、「VBAで何を作ってほしいか」ではなく、「今どんな仕事をしていて、何が大変なのか」を伝えることです。
「この作業、Excel VBAで自動化できるのかな？」
という段階でも、まずは現在の作業を整理してみる。
そこから、どんな仕組みにすれば業務を楽にできるのかを考えていけばよいのです。
Work Pieceでは、Excel VBAを使った業務改善・自動化について、現在の作業内容を伺いながら、どのような仕組みにできるか一緒に検討しています。
「こんな作業を自動化したい」というところからでも、お気軽にご相談ください。