開発日記
Excel VBAの開発を依頼するとどう進む？相談から納品までの流れを実例で解説
ぴーす君
Excel VBAで業務を効率化したいと思っても、開発を依頼した経験がなければ、何から始めればよいのか、どのように話が進んでいくのか、分からないことも多いのではないでしょうか。
「最初から詳しい仕様を決めておく必要があるのだろうか」「そもそも、開発はどのように進んでいくのだろうか」。
初めての依頼では、具体的な疑問がはっきりしていないこともあると思います。
今回は、Work PieceでExcel VBAの開発を依頼した場合、相談から納品までどのように進んでいくのかをご紹介します。
以前ご紹介した「CSVとVBAで資材管理表を更新した事例」も交えながら、実際の開発の進め方を見ていきましょう。
STEP 1：相談
まずは、現在の業務やお困りごとについてご相談ください。Work Pieceでは、「お問い合わせ窓口」からご相談を受け付けています。
最初から具体的な機能や仕様が決まっている必要はありません。現在どのような作業を行っているのか、どこに手間がかかっているのか、どのような状態を目指したいのか。そうした内容をお聞きしながら、改善したい業務について整理していきます。
お問い合わせをいただいた後、Zoomでのお打ち合わせの日程についてメールでご連絡します。お打ち合わせに必要な資料がございましたら、このメールへの返信でお送りください。
その後のお打ち合わせでは、相談内容を詳しく確認します。導入を希望する時期や、開発に必要な資料なども確認し、対応する内容を整理したうえで、お見積書を作成します。
なお、資料をお送りいただく際は、個人情報を含めないよう、十分にご注意ください。
STEP 2：発注・開発 — 打ち合わせを重ねてツールを作り上げる
ご発注いただいた後、1～2週間を目安に最初のお打ち合わせを行います。
この時点で、相談時に伺った内容をもとに、Excelツールのたたき台をご用意しています。
打ち合わせでは、まずMENUシートや、そこに配置した各ボタン、使用するシートなどをご紹介します。また、その時点で分かっているデータの流れについても説明し、どのようなツールを開発しようとしているのかを具体的に確認していただきます。
これは、進捗のご報告も兼ねています。まだ完成していない段階でも、実際のツールを見ていただくことで、開発がどこまで進んでいるのかを把握していただけます。
課題を整理し、解決方法を一緒に検討する
開発を進める中では、データを調査した結果、新たな課題が見つかることがあります。
その場合は、まず課題の内容をご報告します。
お客様の中ですでに解決方法が決まっている場合は、その方法を採用します。一方、すぐに解決策が見つからない場合は、マスタで情報を補う方法など、解決に向けたきっかけをお客様と開発側の双方で模索していきます。
以前ご紹介した「CSVとVBAで資材管理表を更新した事例」でも、品物と更新先のファイルの紐付けや、日付情報の判定方法など、具体的な検討が必要な課題がありました。
このように、開発側だけで解決方法を決めるのではなく、お客様が持つ業務知識と、開発側が持つ技術的な知識を持ち寄りながら、具体的な解決方法を考えていきます。
ツールの動きと仕組みを確認する
打ち合わせでは、実際にできているExcelツールを操作しながら、画面上の動きだけでなく、裏側でどのような処理が行われているのかも説明します。
Excelツールは、何か問題が発生した際にも、可能な限り手作業でフォローできる状態が理想だと考えています。
そのため、手作業で行う場合にはどのような処理が必要なのか、どのようなExcel関数を使っているのか、あるいは、なぜプログラムによる補正が必要なのか、といった点も説明します。
こうした確認を重ねることで、お客様の業務上のルールと、ツールの処理内容に認識の齟齬がないかを細かく確認していきます。
打ち合わせのたびに、課題の解消と開発が進む
打ち合わせで確認した内容は、開発側で課題や仕様に反映します。そして次回の打ち合わせでは、予定していた処理に加え、前回の打ち合わせで出た課題を解消した結果もご確認いただきます。
例えば、開発期間が1.5カ月程度の案件では、初回の打ち合わせで進捗約30％、2回目で約80％、最後に100％というように、段階的に完成へ近づけていくイメージです。
お打ち合わせは2週間に1回程度を目安とし、開発期間が短い場合は週1回程度行うこともあります。
また、検証を始める前にも、確認のためのお打ち合わせを設けています。
開発側は継続してツールを確認していますが、お客様にとっては、検証が始まって初めて自分で操作することになります。いきなり検証をお願いするのではなく、事前にツールの状態や操作方法を確認していただくことで、検証へスムーズに移行できるようにしています。
STEP 3：検証 — 実際に使って、最終確認を行う
完成したツールをお客様の環境で実際に使用し、想定どおりに動作するかを確認していただきます。
開発中に打ち合わせを重ねていても、実際に操作して初めて「こういうこともできるのでは？」「この条件を伝え忘れていた」と気づくことがあります。ツールの具体的なイメージが持てるようになることで、実際の業務に即した要望が出てくるためです。
こうした気づきや、実際のデータ・利用環境で見つかった問題については、内容を確認したうえで対応します。
小さな修正は検証期間中にフォローしますが、当初の開発範囲を過度に超える対応については、追加費用が発生する場合があります。その際は、対応内容や費用についてご相談しながら進めます。
STEP 4：納品・請求
検証が完了し、ツールに問題がないことを確認できましたら、納品となります。
納品時には完成したツールをお渡しし、ご請求書をお送りいたします。
こうして、相談から始まったプロジェクトが完了します。
おわりに
Excel VBAの開発は、最初に決めた仕様どおりにプログラムを作成するだけではありません。
お客様の業務を理解し、開発側から解決方法を提案し、打ち合わせを重ねながら、実際の業務に合う形へと具体化していきます。
そして、完成したツールを実際に使ってみることで、新たな課題や要望が見つかることもあります。
最初からすべての仕様を決めておく必要はありません。大切なのは、現在の業務やお困りごとを共有し、確認と検討を重ねながら、必要なツールを一緒に作り上げていくことです。
「Excelでの作業を効率化したいけれど、何から相談すればよいか分からない」という場合も、まずは現在のお困りごとをお聞かせください。
Work Pieceでは、Excel VBAを活用した業務改善について、ご相談を受け付けています。
※Zoom以外のお打ち合わせ方法をご希望の場合は、お問い合わせ時にその旨をご連絡ください。