業務改善
業務効率化、何を使えばいい？ AI・Excel・既存ツールの選び方
ぴーす君
業務効率化、何を使えばいい？ AI・Excel・既存ツールの選び方
前回の記事では、まず「どの業務を効率化するのか」を決めることについてお話ししました。
では、効率化する業務が決まったら、次は何をすればよいのでしょうか？
答えは、
「その業務に合った方法を選ぶ」
です。
「せっかく生成AIがあるのだから、AIを使おう」
と考えてしまいがちですが、実はAIが最適とは限りません。
Excelで十分な場合もありますし、すでに会社で使っているツールに便利な機能があるかもしれません。
今回は、業務効率化でよく候補になる
AI
Excel
既存ツール
VBAなどによる自動化
について、それぞれの得意分野を見ながら、「何を使えばいいのか」を考えてみます。
「関係先」と「業務」を確認する
前回の記事で確認した、
対象とする業務
関係先
類似業務を行っている人
のうち、今回特に見ておきたいのが「関係先」です。
関係先が少ないなら、まずはExcelやAIを検討
例えば、自分一人、または少人数で完結する業務であれば、比較的シンプルです。
計算や集計 → Excel
文章作成や情報整理 → AI
同じ操作の繰り返し → VBA
など、作業内容に合わせて選ぶことができます。
関係先が多いなら、業務全体を見て考える
一方で、複数の部署や社外の関係者など、多くの人が関係する場合はどうでしょうか。
関係先が増えるほど、単純な作業の効率化だけではなく、「情報がどのように流れているのか」を確認する必要があります。
例えば、
誰が情報を入力するのか
誰が確認するのか
誰に情報を渡すのか
どのタイミングで次の人に渡るのか
修正した情報をどこまで共有する必要があるのか
といったことです。
関係先が多く、情報の受け渡しが頻繁に発生する業務では、ExcelやAIだけで対応するのではなく、既存の業務システムやクラウドサービスなどを含めて検討したほうがよい場合があります。
ここで重要なのは、
「関係先が多い＝システムが必要」ではない
ということです。
関係先が多くても、情報のやり取りが単純であれば、Excelなどで十分対応できる場合もあります。
反対に、関係先が少なくても、複雑な情報連携や承認処理が必要であれば、別の仕組みが必要になることもあります。
つまり、人数だけを見るのではなく、
「どのくらいの情報を、どのように受け渡しているのか」
を見ることがポイントです。
では、どのような業務効率化の方法がある？
ここまでで、効率化する業務や、関係先・情報の流れなどを確認しました。
では、実際にはどのような方法で業務を効率化できるのでしょうか。
代表的なものとして、次のような方法があります。
AI
Excel・VBA
BIツール
汎用ツール
業務システム
それぞれ得意なことが異なります。
AI
文章の作成や要約、情報整理など、「人が考えたり、整理したりする作業」を支援するのが得意です。
例えば、
メールや文章の作成
資料の要約
情報の整理・分類
アイデア出し
データの分析や考察
などに利用できます。
最近では、業務システムの中に生成AIの機能を組み込むケースも増えています。
そのため、AIを「単独で使うもの」と考えるのではなく、既存の業務の中にAIを組み込むという使い方もあります。
Excel・VBA
Excelは、表計算だけでなく、データの集計・加工・管理など、さまざまな業務に利用できます。
さらに、同じ操作を繰り返しているのであれば、VBAを使って作業を自動化することもできます。
例えば、
複数のファイルをまとめる
データを転記する
定型帳票を作成する
ファイルを一括処理する
決まった手順を自動実行する
といった業務です。
すでにExcelを使っている会社であれば、比較的取り組みやすい方法でもあります。
BIツール
BI（Business Intelligence）ツールは、蓄積されたデータを分析・可視化するためのツールです。
例えば、
売上をグラフで確認する
部門ごとの実績を比較する
月ごとの推移を見る
複数のデータをまとめて分析する
といったことができます。
「データを集計する」だけではなく、データを見て状況を把握し、判断することを支援するのが特徴です。
汎用ツール
特定の業務だけではなく、さまざまな業務で利用できるツールもあります。
例えば、
タスク管理
チャット
ファイル共有
ワークフロー
情報共有
などです。
こうしたツールを利用することで、メールや紙、Excelファイルの受け渡しなどを減らせる場合があります。
すでに会社で利用しているツールがある場合は、新しいツールを探す前に、今ある機能を確認することも重要です。
業務システム
業務システムは、特定の業務を継続的に管理・処理するための仕組みです。
例えば、
販売管理
在庫管理
顧客管理
勤怠管理
生産管理
などがあります。
複数の部署や多くの関係者が関わる業務では、情報を一元管理したり、入力・確認・承認などの流れを管理したりするために、業務システムが適している場合があります。
また、最近では業務システムにAIやBIの機能を組み合わせることもあります。
部分的な導入も考慮する
このように、業務効率化にはさまざまな方法があります。
ただし、AIならAI、ExcelならExcelと、一つだけを選ぶ必要はありません。
例えば、
業務システムでデータを管理
↓
BIツールでデータを可視化
↓
AIで分析や資料作成を支援
といった組み合わせも考えられます。
また、
Excelでデータを管理
↓
VBAで定型処理を自動化
という方法もあります。
大切なのは、それぞれの特徴を知ったうえで、自分の業務に合った方法を選ぶことです。
まとめ
業務効率化で大切なのは、最初から使うツールを決めないことです。
まずは、
「どの業務を効率化するのか」
「誰が利用するのか」
「どのような関係先があるのか」
「情報がどのように流れているのか」
を確認します。
そのうえで、その業務で必要となる作業に目を向けます。
アイデアを出したり、文章を作ったりするのか。
定例的な作業を繰り返しているのか。
データを集計・分析するのか。
複数の人で情報を共有するのか。
業務全体を一つの仕組みで管理する必要があるのか。
こうした業務の特徴によって、適した方法は変わります。
AI、Excel・VBA、BIツール、汎用ツール、業務システム。
それぞれの得意なことを知り、自分の業務に必要なものを組み合わせる。
「AIを使うこと」や「新しいシステムを導入すること」が目的ではありません。
その業務を、どうすればより良くできるのか。
そこから考えることが、業務効率化の第一歩です。