「AIで業務を効率化して」と言われたら、何から考えればいい？

「AIで業務を効率化して」と言われても、何をすればいい？

「最近『生成AI』ってよく聞くけど、何かできそう？」

「この業務、AIでもう少しなんとかならない？」

昨年頃から、こうした相談を受けることが増えてきました。

AIを使えば、文章を作ったり、情報を整理したり、アイデアを出したり、プログラムを書いたり、これまで人が時間をかけていた作業を、短時間で進められるようになりました。

では、AIを使えば業務は自動的に効率化されるのでしょうか。

「AIを使う」ことと「業務が効率化する」ことは別

例えば、「毎月Excelにデータを入力する」という業務があったとします。

「AIにやらせればいいのでは？」と思うかもしれません。

しかし、そこで考えたいことがあります。

• どこにあるデータを使うのか

• どのような形に加工するのか

• どこまで自動化するのか

• 間違いがあった場合、誰が確認するのか

• 毎月同じように実行できるのか

• そもそも、その業務を今の方法で続ける必要があるのか

ここまで考えたうえで、別の問題も出てきます。

• どのAIを使うのか

• どのくらい予算がかかるのか

• セキュリティ面に問題はないのか

• 社内ルールとしてAIにデータを流してよいのか

ここまで検討して、やっと「AIで効率化するぞ」のスタートラインに立った状態です。

実際にAIを使用した所感

私自身、実際に業務にAIを使用しています。

正直なところ、格段に業務効率は上がっています。

しかし、それは「AIに適した業務」であったことに由来しています。

AIを使用した業務

• 広報活動（HP作成、ブログ作成）

• 業務の方向性の検討、作業の具体化

• コード作成

• 各種申請などの確認、進め方の整理

このように書くと「やはり、AIで色々とできるのでは？」と思われるかもしれません。

しかし、実際の業務として、以下が発生します。

実際に作業した内容

• アカウント登録、ページ作成、画像貼付等の実作業

• ブログのデザイン検討、文面の見直し、ブログ記事の作成

• 作成されたコードの見直し、利用箇所の抽出

「AIで効率化」していても、私自身が判断したり、実際に手を動かしたりする作業も多くありました。

また、実際に使っていると、もっともらしい内容であっても、後から確認すると間違っていることがあります。

その他に、以前のやり取りで伝えた内容が、後のやり取りでは反映されていないこともありました。

そのため、AIから得られた情報や提案をそのまま採用するのではなく、「本当にこれで合っているのか」を確認する作業が必要になります。

AIで業務を効率化することはできないのか

では「AIで業務を効率化することは難しいか」というと、使い方次第ということになります。

ここでは「AIが得意な業務」「AIが苦手な業務」を紹介します。

AIが得意な業務

• 考える材料を増やす

• 情報を整理する

• 文章を作る

• コードを書く

• 手順を整理する

AIが苦手な業務

• 社内の事情を知らないと判断できない

• 現場で実際に操作する必要がある

• 最終的な責任を伴う判断

• 機密情報を扱う

• AIに渡すこと自体が適切でない

では、どのように「業務の効率化」を図ればよいのか

今困っている業務が「AIの苦手な業務」である場合、AI以外の方法も検討する必要があります。

業務を効率化する方法は、AIだけではありません。

AI以外のサービスを使用した業務の効率化

• Webシステムを導入する

• ローコード・ノーコードのサービスを利用する

• Excel VBAで自動化する

• そもそもの業務手順を見直す

など、いくつかの方法があります。

どの方法が適しているのかは、業務の内容や利用する人数、現在の環境、予算などによって変わります。

例えば、Webシステムなら何が必要になるのでしょうか。

ローコード・ノーコードなら、どのようなことを考える必要があるのでしょうか。

そして、すでにExcelを使っている業務なら、Excel VBAでどこまで効率化できるのでしょうか。

「何が一番優れているか」ではなく、「自分たちの業務には何が合っているのか」。

次回は、それぞれの方法について、実際の業務に置き換えながら考えてみたいと思います。